Post kan rechtstreeks in je gedeelde postvak aankomen, gericht aan je eigen bedrijf. Het adres van de afzender blijft bewaard, antwoorden komen in hetzelfde gesprek terecht en niemand hoeft iets met de hand door te sturen.
Je stelt het in onder Instellingen → E-mail → Ontvangen. Het is een teaminstelling: een persoonlijk account heeft geen gedeeld postvak om de post in op te bergen.
Vul bij Ontvangstdomein toevoegen je domein in zoals je het uitspreekt: jouwbedrijf.nl. Geen https://, geen www en geen subdomein. Het scherm zet het subdomein er zelf voor, en wat je krijgt is:
inbox.jouwbedrijf.nl
Dat is de naam waaraan de post gericht wordt, en de naam waar elk record hieronder aan hangt.
Dit is de enige fout op deze pagina die echt schade doet, dus we zeggen het maar rechtstreeks.
Een MX-record zegt: hier wordt post voor deze naam afgeleverd. Je bedrijf heeft er al een op jouwbedrijf.nl, die wijst naar waar je collega's hun mail lezen. Zet je dat van ons daar in de plaats, dan stopt elk bericht aan elke collega met aankomen in hun mailbox en komt het hier terecht. Er komt geen waarschuwing. Vanaf het volgende bericht gaat de post gewoon naar de verkeerde plek.
Op inbox.jouwbedrijf.nl kan dat niet gebeuren. Dat is een naam op zichzelf, er zit niemands mailbox achter, en je bestaande mail komt er nooit langs. Daarom vraagt het formulier om je kale domein en bouwt het het subdomein zelf.
Het scherm toont de precieze waarden voor jouw domein, in twee groepen.
Bewijs dat het domein van jou is. Vier records: drie CNAME-records waarmee onze mailprovider vaststelt dat jij het domein beheert, en één TXT-record dat zegt wie van onze klanten dat is. Er komt geen post binnen tot alle vier gevonden zijn.
Stuur de post hierheen. Eén MX-record op inbox.jouwbedrijf.nl. Publiceer dit als laatste, als de vier hierboven staan. Post die eerder aankomt heeft nog nergens een plek.
Gebruik je hetzelfde domein ook om te versturen, let dan op: het retourpad voor bounces staat op een eigen subdomein, en die twee mogen nooit dezelfde naam delen. Eén naam kan niet allebei dragen, en wat als tweede gepubliceerd wordt wint stilzwijgend.
Op de kaart staat de stand van je domein:
We kijken zelf elk kwartier. Nu controleren vraagt het meteen, voor als je net een record hebt gepubliceerd.
Blijft een domein langer dan een paar uur hangen, dan is het meestal een van deze drie: het TXT-record is geplakt zonder het voorvoegsel, de recordnaam is volledig ingevuld in een paneel dat het domein er zelf achter plakt, of een lange waarde is door je DNS-paneel afgekapt.
Alles wat aan je ontvangstdomein gericht is, komt in het gedeelde postvak. Dat geldt voor verkoop@, voor info@ en voor een naam die nog niet bestaat. Je hoeft geen lijst met toegestane adressen bij te houden.
Twee grenzen zijn het weten waard. Een bericht boven de 40 MB wordt geweigerd voordat wij het zien, en de afzender krijgt dat te horen. Een losse bijlage boven ongeveer 10 MB valt weg terwijl het bericht wel aankomt.
Dat hoeft ook niet. Elk teamlid heeft een persoonlijk doorstuuradres onder Instellingen → Account → Mailbox en agenda. Een bericht dat je daarnaartoe doorstuurt, komt in het gedeelde postvak terecht.
Het is de makkelijkere start en de zwakkere. Een doorgestuurd bericht is al bij iemand bezorgd, dus de oorspronkelijke gegevens zijn weg en het antwoord begint een nieuwe draad. Ontvangen op je eigen domein houdt beide vast.
