Facturen staan onder Verkoop → Facturen. Ze werken als offertes, met een paar dingen erbij die een factuur nu eenmaal nodig heeft.
Onder Instellingen → Facturatie vul je je bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en je standaard betaaltermijn in dagen. Naam, adres, KvK-nummer en btw-nummer zijn wettelijk verplicht, en zonder die vier kun je geen factuur versturen.
Op dezelfde pagina stel je in:
Kies de contactpersoon, vul de Datum en de Vervaldatum in en zet je regels erop. Bij Referentie van de klant vul je in wat de klant zelf op de factuur wil zien staan; dat veld heb je nodig als je later een e-factuur wilt versturen.
Moet er in delen betaald worden, dan zet je onder Betaalschema termijnen op de factuur, als percentage of als bedrag. Het schema moet precies optellen tot het totaal.
Met Versturen gaat de factuur per mail naar je klant en krijgt hij zijn nummer. Daarna is hij niet meer te bewerken. Je kunt hem ook zelf downloaden als PDF, of als E-factuur (XML) als aan alle wettelijke voorwaarden is voldaan. Is dat niet zo, dan noemt het scherm precies welk gegeven er nog ontbreekt.
Je klant betaalt via de link in de mail, met de betaalmethoden die je in je Stripe-account hebt aanstaan. Zodra de betaling binnen is, springt de factuur zelf op Deels betaald of Betaald. Je hoeft dus niets af te vinken.
Klopt een factuur niet meer, dan kun je hem Ongeldig maken. Dat kun je niet terugdraaien en er kan daarna niet meer op betaald worden.
Onder Instellingen → Facturatie → Herinneringen zet je een reeks aan die zelf achter openstaande facturen aangaat.
Een reeks bestaat uit stappen, en elke stap is één e-mail op een vast aantal dagen na de vervaldatum. Met Standaardreeks toevoegen krijg je er meteen drie: na drie, veertien en dertig dagen. Per stap kies je een naam, het aantal dagen en of hij aan staat.
Eén stap kun je als Formele aanmaning instellen, de zogeheten veertiendagenbrief. Die is bij consumenten wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen, en er hoort een termijn van veertien dagen en een bedrag in te staan. Je kunt er één per werkruimte hebben.
Betaalde, vervallen en gearchiveerde facturen worden overgeslagen. Per factuur kun je de herinneringen pauzeren, en je kunt altijd met de hand een herinnering sturen, ook als de reeks uit staat. Op de factuur zie je wanneer de volgende herinnering gepland staat en wat er eerder is verstuurd.
Moet er geld terug, dan maak je een creditnota. Op een verstuurde factuur staat de knop Crediteren.
Het venster vraagt wat de klant terugkrijgt. Per regel zie je wat er gefactureerd is, wat er al terug is en wat er nu terug gaat. Met Alles crediteren draai je de hele factuur terug. Je vult een reden in en bevestigt met Creditnota maken.
Wat je krijgt is een concept. Je kunt het nog aanpassen voordat het weggaat, net als bij een gewone factuur. Op de originele factuur verschijnt daarna een paneel met de creditnota's die erbij horen en het bedrag dat gecrediteerd is.
Het terugbetalen zelf doet SolumFlow niet. Dat gaat via het kanaal waarop je klant betaald heeft. Zodra je het geld hebt teruggestort, zet je de creditnota met Markeer als terugbetaald op zijn plek in je administratie.
