Het CRM vind je in de zijbalk onder CRM. Boven de lijst staat een rij tabbladen, één per soort record. Een nieuwe werkruimte begint met twee: contactpersonen en bedrijven.
Contacten leven alleen in een werkruimte, niet in je persoonlijke account. Heb je er nog geen, maak er dan eerst een aan.
Klik rechtsboven op de knop Contact toevoegen. Is de lijst nog leeg, dan staat dezelfde knop midden op het scherm, met de uitnodiging om je eerste contact aan te maken.
Het venster dat opengaat vraagt alleen om de verplichte velden. Dat is met opzet: de rest vul je in op de detailpagina van het record, waar je meer ruimte hebt en meteen ziet wat er verder speelt. Bevestig met Aanmaken.
Klik de contactpersoon aan en je ziet drie kolommen.
Links staan zijn gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en wat je verder hebt ingevuld. Elk veld pas je ter plekke aan. Daaronder staan de Tags die je erop hebt gezet en de Gekoppelde records, bijvoorbeeld het bedrijf waar hij werkt.
In het midden staan de gesprekken uit je postvak en de notities die je team erbij heeft gezet.
Rechts staat een kaart met tabbladen. Welke je ziet, hangt af van welke modules aan staan: Taken, Deals, Afspraken, Verkoop met zijn offertes en facturen, Evenementen, en altijd Activiteit, waar de geschiedenis van dit record in staat.
Verder stel je hier de Eigenaar in, de collega die deze klant bedient, en de Taal. Die taal bepaalt in welke taal e-mail, facturen en betaalpagina's voor deze contactpersoon de deur uitgaan; laat je hem staan, dan volgt hij de standaard van je werkruimte.
Boven de lijst zitten de knoppen Filter toevoegen, Kolommen, Sorteren en Groeperen. Je kiest tussen een Tabel, Kaarten of een Bord, dat laatste als je groepeert op een veld met vaste keuzes.
Heb je een combinatie gevonden die je vaker wilt, dan bewaar je die met Opslaan als nieuwe weergave. Die weergave staat er daarna als tabblad bij, ook voor je collega's.
Selecteer je rijen, dan kun je in één keer een tag zetten of weghalen, één veld voor de hele selectie invullen, de selectie verwijderen of hem exporteren met CSV exporteren.
Je hoeft ze niet allemaal met de hand in te voeren. Een formulier op je website maakt een record aan, een bestelling op een betaalpagina ook, en een bericht van een onbekende afzender in je postvak kun je met één klik tot contactpersoon maken.
Wat het CRM van jou moet weten, bepaal je zelf onder Instellingen → CRM → Objecten. Kies een object, ga naar Velden en klik op Nieuw veld. Je kiest een label en een type: tekst, getal, bedrag, datum, datum en tijd, vinkje, keuzelijst, status, telefoon, e-mail, URL of beoordeling.
Op dezelfde plek pas je de namen van de objecten zelf aan. Een verse werkruimte noemt ze in het Engels; wil je "Bedrijven" in plaats van "Companies", dan hernoem je dat hier.
Tags maak je aan onder Instellingen → CRM → Tags, en de koppelingen tussen soorten records onder Relaties.
